Han minskar antalet FM-leverantörer dramatiskt åt Microsoft i 58 länder. Belöning: Europamästare i facility management.

FM-konsulten Mike Liddle visar hur han sänkt kostnader på runt 15 procent igenom att byta många leverantörer till en i Spanien, Italien, Holland, Turkiet, Belgien och så vidare.

Leverantörer åker ut

Ut åker enskilda leverantörer inom städning, säkerhet, kontor, fastighet och catering. In kommer en FM-leverantör. Uppdragsgivare är Microsoft EMEA (Europa, Nordafrika och Mellanöstern). FM-leveranser i 58 länder standardiseras och harmoniseras en efter en.

Publiken och juryn i EuroFM Awards i Manchester är imponerade. Mike Liddle berättar en fascinerande historia om hur det är att samarbeta med superföretaget Microsoft som bara växer och växer.


Glad skotte, Mike Liddle, Europamästare i FM 2008

- Vi brukar prata om att det är viktigt att standardisera FM-tjänster. Men standardisera är ett ord som inte används inom Microsoft, så vi döpte om det till att harmonisera. Det är viktigt att känna av Microsofts affärskultur, säger Mike Liddle.

Rätt servicenivå

Tillsammans med Microsoft satte Mike och hans team ramar för vad FM-leveransen ska innehålla och vilken nivå på service den ska ha.

- Det handlade om att sätta vettiga ramar. Den som verkligen behöver ett skrivbord får ett. Och den som behöver en särskild arbetsyta får det. Inte som i andra företag där enbart de med titeln ’vice president’ och däröver får ett kontor, berättar Mike.

Individen viktig

- När någonting är väldigt viktigt för individen så gör vi undantag från de harmoniserade reglerna.

En skillnad mellan länderna är att receptionen bara är bemannad till klockan 22 i Spanien till exempel. I ett annat land kan den vara öppen dygnet runt då individerna där arbetar mycket oregelbundna tider.

Att harmonisera FM-leveransen, sätta en gemensam servicenivå och att byta så många som 26 leverantörer till en enda i varje land har sänkt Microsofts kostnader med upp till 15 procent.

Mäter mer

- Vi har specificerat funktioner och servicenivåer. Vi mäter och följer upp så vi kan jämföra mellan länderna. Vi har kunnat sänka kostnaderna tack vare att man blivit medveten om vad det är man betalar för.

- I vissa länder var servicen alldeles för hög och tjänster kunde tas bort. I andra länder fick vi höja nivån inom vissa områden.

Motstånd inget hinder

- Det är klart vi mött motstånd när vi sänkt standarden. Det gäller att inte göra alla förändringar på en gång, då kan organisationen slå bakut. Man kan till exempel vänta med att avskaffa någons fasta kontorsplats tills det flyttas om på kontoret. Det sker ju flera gånger om året, säger Mike.

Mikes och Microsofts mål är att skära antalet FM-leverantörer till en enda för hela EMEA- regionen. Men det dröjer.

Norden är mogen marknad

- Vi kräver öppna böcker och insyn i leveransens ekonomi. Men det finns idag ingen enskild leverantör som klarar att leverera kvalitet i hela regionen. Några beställare har försökt med såna lösningar men kvaliteten blir för dålig och de har ångrat sig.

Mike säger att Norden är en mogen FM-marknad. Där är Microsoft redo att ta ett steg till och välja en leverantör för hela Norden istället för en per land.

Galamiddag vid EM i FM på Euro FM Awards i Manchester Monestary den 11 juni



Tillbaka till Nyhetsbrevet